Effizientes Active-Directory-Management für BRUNNEN
Die Schneider Gruppe mit der Kernmarke BRUNNEN zählt zu den größten papierverarbeitenden Unternehmen Europas. Das 1877 in Heilbronn gegründete Familienunternehmen stellt an ihren deutschen und einem Schweizer Standort jedes Jahr Millionen Schulhefte, Kalender, Blöcke, Geschäfts- und Notizbücher sowie Geschenkpapiere her. Im Jahr 2018 erwirtschaftete das Unternehmen, das rund 830 Menschen beschäftigt, einen Umsatz von mehr als 130 Millionen Euro.
Die Ausgangslage – hoher manueller Aufwand
Die IT-Abteilung der Schneider Gruppe besteht aus ca. 20 Mitarbeitern, die zentral von Heilbronn aus arbeiten. Zu den weniger beliebten, aber notwendigen Aufgaben des Teams gehört das Anlegen von Benutzern im Active Directory (AD). Hinzu kommen fortlaufend Änderungen durch Mitarbeiteraustritte, Namensänderungen, neue Rollen oder Standorte, die die Pflege des AD sehr zeitaufwändig machen.
Wie viele Unternehmen setzte auch die Schneider Gruppe auf die Active-Directory-Bordmittel von Microsoft, mit denen sich einfache Aufgaben wie das Anlegen von Usern, Gruppen bzw. Computern gut abbilden lassen. Bei komplexeren, aus mehreren Teilschritten bestehenden Aufgaben stoßen die Tools allerdings schnell an ihre Grenzen und das Bearbeiten mehrerer User gleichzeitig ist beispielsweise gar nicht möglich.
Die manuelle Pflege des AD hat einen weiteren Nachteil: Da viele Applikationen zur Anmeldung auf AD-Daten zugreifen, ziehen sich Fehler schnell durch mehrere Instanzen. Die hohe Fehleranfälligkeit sowie der enorme administrative Aufwand veranlassten das Unternehmen, sich nach einer Active-Directory-Management-Software umzusehen. Sechs Lösungen wurden evaluiert, drei ausgiebig getestet – und schließlich ADManager Plus von ManageEngine ausgewählt. Den Ausschlag gaben die einfache Bedienung, die klare Struktur und insbesondere die Automatisierungsfunktionen.
Die Lösung – ADManager Plus von ManageEngine
Das neue Produkt wurde schnell zu einem Tool, das die IT-Abteilung bei der täglichen Arbeit nicht mehr missen möchte. ADManager Plus ist über Single-Sign-on fest eingebunden und wird mit dem Start des Browsers aktiviert. Anschließend kann das IT-Team beispielsweise mehrere Benutzerkonten gleichzeitig konfigurieren, Gruppen und Computer verwalten und ändern oder AD-Aufgaben und -Gruppenrichtlinien delegieren.
„Benutzer lassen sich jetzt ganz einfach über Templates anlegen, das hätte sonst von Hand gemacht werden müssen. Was für eine Erleichterung“, bestätigt Klaus-Peter Neimeier, Leiter IT-Infrastruktur bei der Baier & Schneider GmbH & Co. KG. Die dazu verwendeten Vorlagen hat die IT-Abteilung per Drag & Drop schnell und einfach erstellt bzw. angepasst: Nicht benötigte Felder oder Reiter wurden entfernt oder vordefiniert, so dass nur noch Abteilung, Standort, Funktion etc. ausgewählt werden müssen. „Unterschiedliche Schreibweisen oder Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an“, ergänzt IT-Leiter Peter Nickel. Über verknüpfte Bedingungen füllt ADManager Plus Felder sogar automatisch aus und vervollständigt beispielsweise die Adresse nach der Standortauswahl. Ein Konto für Exchange und Skype for Business wird beim Anlegen neuer AD-User übrigens gleich miterstellt – ohne zusätzlichen Aufwand für die IT.
Kundennutzen:
- Weniger Fehler durch Einsatz von Vorlagen
- Zeitersparnis durch Automatisierung
- Sehr benutzerfreundlich
- Ausführliches Reporting
Für zusätzliche Arbeitserleichterung sorgt auch der automatisierte Prozess beim Austritt von Mitarbeitern: Hier setzt ADManager Plus den Account des Mitarbeiters am Austrittsdatum zunächst automatisch auf inaktiv und entfernt ihn aus allen Gruppen. Nach einem definierten Zeitraum wird das Konto ebenfalls automatisch vollständig gelöscht.
„Der große Nutzen der Vorlagen im ADManager Plus liegt in der Standardisierung, der Vermeidung von Fehlerquellen sowie der enormen Zeitersparnis.“ Peter Nickel, Leiter IT & Organisation, Baier & Schneider GmbH & Co. KG
Das Ergebnis – geringerer Zeitaufwand, mehr Sicherheit
Dieser automatisierte Prozess von ADManager Plus spart – wie etliche weitere – wertvolle IT-Zeit und verbessert gleichzeitig die IT-Sicherheit. Letztere profitiert auch von den integrierten Berichten, die das Unternehmen hinter der Marke BRUNNEN intensiv nutzt. So lässt sich Peter Nickel regelmäßig informieren, welche Passwörter demnächst ablaufen oder welche Benutzer Passwörter haben, die nie ablaufen.
„Dank ADManager Plus sehen wir gleich, welche Benutzerkonten und Computer inaktiv sind und wer Mitglied in welcher Gruppe ist. Wir können so regelmäßig überprüfen, wer administrative Rechte hat. Das ist wichtig, um Sicherheitslücken aufgrund falscher administrativer Rechte gar nicht erst entstehen zu lassen.“
„Benutzer lassen sich jetzt ganz einfach über Templates anlegen, das hätte sonst von Hand gemacht werden müssen. Was für eine Erleichterung.“ Klaus-Peter Neimeier, Leiter IT-Infrastruktur, Baier & Schneider GmbH & Co. KG
Fazit – weniger Fehlerquellen durch Standardisierung und Automatisierung
Durch die Einführung von ADManager Plus konnte die Schneider Gruppe viele Aufgaben rund um das AD-Management standardisieren und automatisieren. Das entlastet die IT bei manuellen Routine-Tätigkeiten, reduziert mögliche Fehlerquellen und verbessert die ITSicherheit. Dabei ist die Lösung nutzerfreundlich und ermöglicht ein umfassendes Reporting.
Baier & Schneider GmbH & Co. KG - Fakten
Branche: Schreibwaren
Mitarbeiter: ca. 830 in der Firmengruppe
Umsatzerlös: 130 Mio. € (2018)
Hauptsitz: Heilbronn
Gründung: 1877