Password Manager Pro Tipps für Endanwender
Ob Post-it am Monitor, Zettel unter der Tastatur oder im Browser gespeichert: Die typischen Orte, an denen Anwender ihre Passwörter aufbewahren, sind meist nicht wirklich sicher. Professionelle Enterprise-Passwort-Management-Lösungen wie Password Manager Pro von ManageEngine schützen Zugangsdaten zwar zuverlässig vor Unbefugten – aber eben nur, wenn die Anwender diese auch wirklich nutzen.
Um die Akzeptanz und Verwendung solcher Lösungen bei den Mitarbeitenden zu fördern, sind die IT-Abteilungen gefragt: Sie können zum einen durch Schulungen dazu beitragen, die Nutzer hinsichtlich Passwortsicherheit zu sensibilisieren. Zum anderen sollten sie ihren Anwendern die Nutzung der eingesetzten Tools so einfach wie möglich machen.
Vor diesem Hintergrund haben wir hier die wichtigsten Tipps für Endanwender von Password Manager Pro zusammengestellt. Diese können Sie gerne an die Passwort-Manager-Pro-Anwender in Ihrem Unternehmen weitergeben oder als Basis für einen individuellen User Guide verwenden.
- Vorbemerkung zu Tabs und Begriffen in Password Manager Pro
- Tipp 1: So melden Sie sich bei Password Manager Pro an
- Tipp 2: So passen Sie die Sprache von Password Manager Pro an
- Tipp 3: So nutzen Sie in Password Manager Pro hinterlegte Passwörter
- Tipp 4: So markieren Sie Passwörter in Password Manager Pro als Favoriten
- Tipp 5: So nutzen Sie die Registerkarte „Persönlich“ in Password Manager Pro
Vorbemerkung: Registerkarten und wichtige Begriffe in Password Manager Pro
Als Endanwender haben Sie Zugriff auf folgende Reiter in der webbasierten Benutzeroberfläche von Password Manager Pro:
- „Ressourcen“: Hier finden Sie alle Ressourcen und die entsprechenden Konten, die Ihr Administrator für Sie freigegeben hat.
- „Verbindungen“: Über diese Registerkarte können Sie mit den freigegebenen Anmeldeinformationen Remote-Verbindungen (RDP, VNC, SSH, SQL) zu den Zielsystemen herstellen.
- „Persönlich“: Auf der Registerkarte „Persönlich“ können Sie Ihre persönlichen Daten wie Kreditkartennummern, Bankkontoinformationen, Kontakte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw. speichern.
Wichtige Begriffe in Password Manager Pro
Ressourcen:
Der Begriff „Ressource“ in Password Manager Pro bezeichnet alle Geräte, Server oder Anwendungen, deren Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) von Password Manager Pro verwaltet werden sollen. Eine „Ressource“ kann ggf. mehrere Accounts enthalten.
Ressourcengruppe:
Eine „Ressourcengruppe“ in Password Manager Pro ist eine Gruppe, die aus ähnlichen Ressourcen besteht und den Anwendern hilft, die benötigte Ressource schneller zu finden. Die Gruppen sind entweder statisch definiert oder werden auf Basis bestimmter Kriterien dynamisch erstellt. Falls Ihr Unternehmen beispielsweise Server mit verschiedenen Betriebssystemen betreibt, können beispielsweise alle Windows-2019-Server oder alle Linux-Server in einer Gruppe zusammengefasst werden.
Konto:
Ein Konto enthält in Password Manager Pro standardmäßig einen Benutzernamen und das zugehörige Passwort sowie ein Hinweisfeld. Bei Bedarf können weitere Felder angelegt werden.
Remote System:
Ein „Remote System“ ist ein Gerät, eine Anwendung oder ein Server, zu dem Sie keinen physischen Zugang haben, auf den Sie aber über ein Netzwerk zugreifen können. Über den Reiter „Verbindungen“ können Sie eine sichere Verbindung zu einem Remote System herstellen.
Endanwender-Tipp 1: So melden Sie sich bei Password Manager Pro an
Die Anmeldung bei Password Manager Pro erfolgt über einen Web-Browser. Da die Verbindung über HTTPS erfolgt, sind die über diesen Kanal übertragenen Daten sicher.
- Öffnen Sie einen Browser und gehen Sie zu der Adresse, die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben.
- Falls Ihr Unternehmen ein ordnungsgemäßes Zertifikat hinterlegt hat, werden Sie sofort zur Anmeldeseite von Password Manager Pro weitergeleitet. Wird hingegen ein selbstsigniertes Zertifikat verwendet, erscheint eine Warnmeldung zur Zertifikatsicherheit, die Sie akzeptieren müssen, um zur Authentifizierungsseite zu gelangen.
- Melden Sie sich bei der Anmeldeseite von Password Manager Pro an, indem Sie die Anmeldedaten eingeben, die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben.
- Je nachdem, für welche Option sich Ihr Unternehmen entschieden hat, können Sie sich eventuell mit den gleichen Anmeldedaten einloggen, die Sie für Ihren Computer verwenden oder mit Ihren RADIUS- oder Smartcard-Anmeldedaten.
- Falls Ihr Unternehmen eine Multi-Faktor-Authentifizierung für Password Manager Pro konfiguriert hat, müssen Sie Ihre Identität in einem zweiten Schritt verifizieren, bevor Sie auf die gespeicherten Passwörter zugreifen können.
Hinweis für Administratoren:
Die Adresse, unter der sich Password Manager Pro aufrufen lässt, ist nach folgendem Muster aufgebaut: https://<Hostname>:port. Den Platzhalter „Hostname“ ersetzen Sie bitte durch den Hostnamen Ihres Password Manager Pro-Servers und „port“ durch die konfigurierte Portnummer. Der Standard-Port ist 7272, dieser kann beispielsweise unter Administrator > Konfiguration > Password Manager Pro Server geändert werden.
Hinweis für Administratoren:
Die Anmeldung bei Password Manager Pro kann – je nachdem, für welche Option Sie sich entscheiden – über eine lokale Authentifizierung oder über AD-, LDAP-, RADIUS- oder Smartcard-Anmeldedaten erfolgen. Darüber hinaus ist es möglich, SAML Single-Sign-On 2.0 mit den momentan unterstützten Identity Providern Okta, Azure AD, ADFS und G Suite zu konfigurieren.
Endanwender-Tipp 2: So passen Sie die Sprache von Password Manager Pro an
Password Manager Pro ist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Standardmäßig ist Englisch als Sprache voreingestellt. Falls Sie lieber die deutsche Benutzeroberfläche verwenden möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Melden Sie sich in Password Manager Pro an und klicken Sie oben rechts auf das Benutzerprofil-Symbol.
- Wählen Sie im Drop-Down-Menü „Personalize / Personalisieren“ aus.
- Jetzt können Sie die Sprache anpassen, indem Sie z. B. „Deutsch“ bei „Language / Sprache“ auswählen.
- Falls gewünscht, können Sie unter „Default Tab / Standardregister“ zudem festlegen, welcher Reiter nach dem Login angezeigt werden soll. Auch das Design von Password Manager Pro lässt sich hier individuell anpassen.
- Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Save / Speichern“.
Endanwender-Tipp 3: So nutzen Sie in Password Manager Pro hinterlegte Passwörter
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die in Password Manager Pro hinterlegten Zugangsdaten nutzen können. Diese variieren je nach den von Ihrem Administrator vorgenommenen Einstellungen:
- Melden Sie sich wie in Tipp 1 beschrieben bei Password Manager Pro an und navigieren Sie ggf. zu der „Ressourcengruppe“, in der die gewünschten Zugangsdaten gespeichert sind.
Zusatztipp:
Falls Sie unsicher sind, wo Sie die benötigten Zugangsdaten finden, gehen Sie zu Ressourcen / Alle meine Kennwörter. Dort finden Sie alle für Sie freigegebenen Passwörter. Zugangsdaten, die Sie häufig nutzen, können Sie auch als Favoriten markieren (siehe Tipp 4) und anschließend unter Ressourcen / Favoriten aufrufen.
Bei Bedarf können Sie jede Liste mit einem Klick auf das Lupensymbol und Eingabe eines Suchbegriffs durchsuchen. Über das Listensymbol oben links lässt sich übrigens individuell anpassen, welche Spalten in der Ansicht ein- bzw. ausgeblendet werden sollen.
Option 1: Für das Passwort sind keine weiteren Sicherheitskontrollen hinterlegt.
- So können Sie sich ein Passwort anzeigen lassen:
Passwörter sind in Password Manager Pro standardmäßig ausgeblendet und werden als Sternchen angezeigt.
Falls Ihr Administrator keine Einschränkungen für das Abrufen von Passwörtern festgelegt hat, können Sie einfach auf die Sternchen klicken, um sich die Kennwörter im Klartext anzeigen zu lassen.
Screenshot Password Manager Pro: Klicken Sie auf die Sternchen neben dem Passwort, um sich das Passwort in Klartext anzeigen zu lassen.
- So kopieren Sie einen Benutzernamen / ein Passwort:
Klicken Sie in der Zeile, die das von Ihnen benötigte Passwort enthält, auf das Symbol „Kopieren“ in der Spalte „Benutzerkonto“ bzw. „Kennwort“.
Dadurch wird der Benutzername bzw. das Passwort in Ihrer Zwischenablage gespeichert. Sie können auf diese Weise auch Passwörter kopieren, die Ihnen nicht im Klartext angezeigt werden.
Screenshot Password Manager Pro: Mit einem Klick auf das Kopieren-Symbol können Sie ein Passwort oder einen Benutzernamen in die Zwischenablage kopieren.
Hinweis:
Die kopierten Passwörter werden standardmäßig 30 Sekunden lang in der Zwischenablage gespeichert. Diese Zeitspanne kann von Ihrem Administrator angepasst werden, daher können in Ihrem Unternehmen andere Vorgaben gelten.
Falls Sie Ihre Zwischenablage manuell leeren möchten, klicken Sie oben rechts auf das Benutzerprofil-Symbol und wählen im Dropdown-Menü „Zwischenablage löschen“ aus.
- So ändern Sie ein Passwort:
Sofern Sie berechtigt sind, das Passwort einer bestimmten Ressource zu ändern, klicken Sie auf das Schlüsselbund-Symbol in der Spalte „Kontoaktionen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Kennwort ändern“ aus.
Jetzt können Sie ein neues Passwort eingeben, bestätigen und mit „Speichern“ speichern.
Screenshot Password Manager Pro: Um ein Passwort zu ändern, klicken Sie auf das Schlüsselbund-Symbol und wählen „Kennwort ändern“ aus dem Dropdown-Menü aus.
Option 2: Das Passwort kann nur nach Angabe eines triftigen Grundes verwendet werden.
- Falls Ihr Administrator diese Option aktiviert hat, fordert Sie Password Manager Pro zur Eingabe einer Begründung auf, warum Sie Zugriff zu einem bestimmten Passwort benötigen.
- Sobald Sie einen triftigen Grund eingegeben haben, ist das angeforderte Passwort für einen bestimmten, von Ihrem Administrator festgelegten Zeitpunkt verfügbar.
Option 3: Das Passwort ist durch eine Zugriffskontrolle geschützt.
Administratoren können Zugangsdaten in Password Manager Pro bei Bedarf mit einer zusätzlichen Sicherheitskontrolle schützen, dem sogenannten Access Workflow. In diesem Fall verlangt Password Manager Pro, dass Sie eine Anfrage an die zur Freigabe berechtigten Personen (z. B. Administrator oder Administratoren-Gruppe) stellen, wenn Sie auf derart geschützte Zugangsdaten zugreifen möchten.
- Klicken Sie auf den Button „Anforderung“. Dieser wird bei Ressourcen, die mit einem Genehmigungs-Workflow geschützt sind, anstelle des Passworts eingeblendet.
- Sobald ein zur Freigabe autorisierter Administrator Ihre Anfrage überprüft und genehmigt hat, können Sie für einen bestimmten Zeitraum, der vom Administrator festgelegt wurde, auf die Zugangsdaten zugreifen.
Option 4: Das Passwort kann nur nach Angabe einer gültigen Ticket-ID verwendet werden.
Falls Ihr Unternehmen ein Ticket-System wie ServiceDesk Plus verwendet, um Tickets wie das Zurücksetzen von Systempasswörtern, technischen Remote Support oder Troubleshooting abzuwickeln, kann es sein, dass diese Funktion auch für Password Manager Pro aktiviert wurde.
In diesem Fall müssen Sie eine gültige Ticket-ID oder entsprechende Ticket-Details angeben, bevor Sie Zugriff auf die Zugangsdaten eines privilegierten Kontos erhalten.
- Klicken Sie auf den Button „Anforderung“, der bei derart geschützten Zugängen anstelle des Passworts eingeblendet wird.
- Geben Sie die zugehörige Ticket-Nummer ein und klicken Sie auf „Senden“.
Endanwender-Tipp 4: So markieren Sie Passwörter in Password Manager Pro als Favoriten
Mit dieser Option können Sie sich schnell und einfach eine Liste mit den Passwörtern zusammenstellen, die Sie am häufigsten benötigen.
- Um ein Kennwort als Favorit zu markieren, klicken Sie auf das Sternsymbol links neben der entsprechenden Ressource.
- Die so markierten Ressourcen finden Sie nun unter „Favoriten“.
Endanwender-Tipp 5: So nutzen Sie die Registerkarte „Persönlich“ in Password Manager Pro
Auf der Registerkarte „Persönlich“ in Password Manager Pro können Sie persönliche Zugangsdaten (z. B. zu Webanwendungen, Mitarbeiter- und Reiseportalen etc.) speichern. Auch Kreditkartennummern, Kontakt- und E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern lassen sich dort bei Bedarf sicher hinterlegen. Die persönlichen Daten, die Sie in Password Manager Pro speichern, werden verschlüsselt und können von niemandem sonst eingesehen werden, so dass der Datenschutz vollständig gewährleistet ist.
Es gibt vier Standardkategorien im Bereich „Persönlich“ – „Webkonten“, „Bankwesen“, „Kreditkarten“ und „Kontakte“ – die Sie allerdings nur dann sehen, wenn sie Ihr Administrator aktiviert hat. Diese Kategorien können Sie nicht löschen. Sie können jedoch bei Bedarf eigene Kategorien und Felder hinzufügen, um Ihre Zugänge optimal zu organisieren.
Hinweis:
Sie haben nur dann Zugriff auf die Registerkarte „Persönlich“, wenn Ihr Administrator diese Option für Sie aktiviert hat.
Erstellen Sie eine Passphrase für den Zugriff auf Ihre persönlichen Passwörter
Je nach den von Ihrem Administrator vorgenommenen Einstellungen kann es sein, dass Sie beim ersten Zugriff auf den Tab „Persönlich“ aufgefordert werden, eine Passphrase zu erstellen. Diese wird anschließend als Verschlüsselungsschlüssel für Ihre persönlichen Kennwörter verwendet und sorgt für zusätzliche Sicherheit.
Wir empfehlen, eine lange und trotzdem leicht zu merkende Passphrase zu erstellen. Sie werden jedes Mal aufgefordert, diese einzugeben, wenn Sie Zugriff auf Ihre persönlichen Passwörter benötigen. Wenn Sie Ihre Passphrase vergessen, gibt es keine Möglichkeit, Ihre in Password Manager Pro gespeicherten persönlichen Daten wiederherzustellen.
So legen Sie persönliche Zugangsdaten auf der Registerkarte „Persönlich“ an:
- Gehen Sie auf die Registerkarte „Persönlich“ und wählen Sie die Kategorie aus, in der Sie einen neuen Account anlegen möchten.
- Klicken Sie auf „Konten hinzufügen“.
- Geben Sie in dem neu erscheinenden Fenster die erforderlichen Details ein:
- „Dienstname“: Vergeben Sie hier einen aussagekräftigen Namen, zu welchem Service die Zugangsdaten gehören.
- „Service-URL“: Hier können Sie die Webadresse der Login-Seite des Services eingeben. (Wenn Sie nach dem Anlegen der Zugangsdaten auf die hier eingegebene URL klicken, öffnet sich diese in einem neuen Tab.)
- „Anmeldename“: Hier geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
- „Kennwort“: Geben Sie das Passwort für den Service ein.
- Dropdown-Menü Passwortrichtlinie: Hier können Sie eine der in Ihrem Unternehmen vorkonfigurierten Passwortrichtlinien auswählen. Falls das von Ihnen eingegebene Passwort die Anforderungen nicht erfüllt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
- „Registerkarten”: Hier können Sie Stichwörter vergeben, nach denen Sie Ihre persönlichen Zugänge z. B. sortieren können.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
So löschen Sie die Zugangsdaten eines persönlichen Accounts aus der Registerkarte „Persönlich“:
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Persönlich“ auf die Kategorie, die die zu löschenden Zugangsdaten enthält.
- Wählen Sie die Accounts aus, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf den Button „Konten löschen“.
- Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie auf „OK“ klicken.
So importieren Sie persönliche Zugangsdaten in die Registerkarte „Persönlich“:
Falls Sie mehrere persönliche Zugänge auf einmal in Password Manager Pro anlegen möchten, können Sie diese auch aus einer CSV/TSV-Datei importieren.
- Gehen Sie auf die Registerkarte „Persönlich“ und wählen Sie die Kategorie aus, in der die neuen Accounts angelegt werden sollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konten importieren“, wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Ordnen Sie nun die Felder in Ihrer Datei den Feldern in Password Manager Pro zu und klicken Sie auf „Importieren“.
So erstellen Sie eigene Kategorien auf der Registerkarte „Persönlich“:
Neben den vier Standardkategorien können Sie eine beliebige Anzahl zusätzlicher Kategorien erstellen, um andere Informationen zu speichern. Zudem können Sie benutzerdefinierte Spaltennamen für diese Kategorien hinzufügen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Persönlich“ auf „Neue Kategorie hinzufügen“ in der mittleren Spalte.
- Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie ein.
- Anschließend können Sie verschiedene Spalten hinzufügen, Spaltennamen vergeben (Feld „Spaltenname“), eine Beschreibung hinzufügen (Feld „Beschreibung“) und bei Bedarf auch Startwerte vorgeben (Feld „Standardwert“).
Sie können dabei aus vier verschiedenen Spaltentypen wählen:- „Zeichen/Liste“-Tab: Hier können Sie Textfelder erstellen.
- „Numerisch“-Tab: In diesen Feldern können ausschließlich Nummern eingegeben werden.
- „Kennwort“-Tab: Hier können Sie Felder für Passwörter erstellen.
- „Datum“-Tab: In die hier erstellten Felder kann ein Datum eingegeben werden.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
So löschen Sie eine eigene Kategorie auf der Registerkarte „Persönlich“:
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Persönlich“ auf „Kategorien verwalten“ in der mittleren Spalte.
- Klicken Sie in der Zeile, die die zu löschende Kategorie enthält, auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie die Aktion mit „OK“.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie eine einmal gelöschte Kategorie nicht wiederherstellen können.
So erstellen Sie eigene Felder auf der Registerkarte „Persönlich“:
Sie können sich zusätzliche Felder in einer der Kategorien im „Persönlich“-Bereich von Password Manager Pro anzeigen lassen. Um benutzerdefinierte Felder zu ergänzen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Gehen Sie auf die Registerkarte „Persönlich“ und wählen Sie die Kategorie aus, in der Sie ein neues Feld anlegen möchten.
- Klicken Sie auf „Felder anpassen“. Jetzt können Sie bis zu neun Felder für Texteingaben (Registerkarte „Zeichen/Liste“), vier für die Eingabe von Zahlen (Registerkarte „Numerisch“), drei für die Passworteingabe (Registerkarte „Kennwort“) und vier Felder für die Eingabe eines Datums (Registerkarte „Datum“) hinzufügen.
- Nachdem Sie den Spaltennamen („Spaltenname“), die Beschreibung („Beschreibung“, optional) und den Standardwert („Standardwert“, optional) eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis:
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld wieder löschen möchten, entfernen Sie bitte die Inhalte der Zeilen unter „Felder anpassen“.
Weitere Informationen zu Password Manager Pro
Informationen für Endanwender
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Informationen für Administratoren:
Weitere Tipps und Informationen finden Sie hier auf unserer Infomaterialseite.
Falls Sie gerade dabei sind, Password Manager Pro einzurichten, finden Sie im (englischen) „Getting Started Guide“ umfangreiche Tipps zu grundlegenden Einstellungen, zum Password Management oder User Provisioning und -Management.