Fünf Tipps für ein besseres IT-Asset-Management

Gute IT-Asset-Management-Lösungen helfen unter anderem, die IT-Kosten zu senken und den Überblick über die vorhandene Hardware und Software zu behalten. Dabei sollten sie den Aufwand für die Verwaltung der verschiedenen Assets so gering wie möglich halten.

Die folgende Auswahl an Tipps hilft Ihnen, ServiceDesk Plus noch effizienter für Ihr IT-Asset-Management einzusetzen:


Tipp 1: IT-Assets klassifizieren

IT-Assets, Nicht-IT-Assets, Komponenten oder Verbrauchsmaterialien: Die Aktivposten einer EDV-Ausstattung können sehr vielfältig sein und lassen sich vom Asset-Manager daher meist nur schwer korrekt klassifizieren. Doch die Arbeit lohnt sich: Die richtige Klassifizierung erleichtert die Abrechnung und Optimierung von IT-Kosten.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, welches Asset zu welcher Kategorie zählt:

IT-Asset Nicht-IT-Asset Komponente Verbrauchsmaterial
Beschreibung Alle IP-basierten Assets, an die ein Ping-Signal gesendet und das gescannt werden kann. Assets ohne spezifische IP-Adresse, die nicht gescannt werden können. Bestandteil eines Assets, das nur zusammen mit dem jeweiligen IT-Asset funktioniert. Bestandteil eines Assets, das zentral für die Funktionsweise eines IT-Assets ist.
Beispiele Workstations, Switches, Drucker, Router, Access Points Projektoren, Scanner, Telefone, Tische Externe Monitore, Tastaturen, Mäuse Papier und Toner für Drucker, Ethernet-Kabel

Mit ServiceDesk Plus können Sie in zwei einfachen Schritten Asset-Typen erstellen und Ihre Produkte klassifizieren.

1. Asset-Typen erstellen:

  • Gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Produkttyp (im Abschnitt Assetverwaltung).
  • Klicken Sie auf Neuen Produkttyp hinzufügen und wählen Sie Typ und Kategorie für das Asset aus.

2. So klassifizieren Sie ein Asset:

  • Gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Produkt (im Abschnitt Assetverwaltung).
  • Klicken Sie auf Neuen Produkttyp hinzufügen und wählen Sie den entsprechenden Produkttyp aus.

Zusatztipp

Sie können in ServiceDesk Plus verschiedene Berichte zu Ihren Assets erstellen. Dazu zählen z. B. Asset-Informationen nach Produkttyp, Gesamtkosten der Assets nach Produkttyp und vieles mehr.


Tipp 2: Drei Möglichkeiten zum Erfassen von Asset-Informationen

Das Sammeln und Pflegen von Asset-Informationen ist keine leichte Aufgabe – vor allem für IT-Manager, die große Netzwerkinfrastrukturen mit einer Vielzahl von Assets verwalten. Richtig aufwändig wird es allerdings, wenn nur Kalkulationstabellen zur Verfügung stehen, um eine aktuelle und für Audits geeignete Bestandsdatenbank zu pflegen.

Mit ServiceDesk Plus können Sie Asset-Informationen ganz einfach aus Ihrer IT-Infrastruktur abrufen:

1. Windows-Domain-Scan:
Scannen Sie alle Workstations und Server, die Teil Ihrer Windows-Domain oder -Arbeitsgruppe sind.

  • Zum Konfigurieren des Windows-Domain-Scans gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Windows-Domain-Scan (im Abschnitt Erkennung).
  • Klicken Sie auf Neue Domain hinzufügen und geben Sie die Anmeldeinformationen für den Domain-Controller ein.
  • Klicken Sie auf Speichern und jetzt scannen.

2. Netzwerk-Scan:
Dieser Scan eignet sich für alle Workstations und IP-Geräte, die zu einem Netzwerkbereich gehören. Dabei werden Windows-Workstations, Nicht-Windows-Workstations (inklusive Mac, Linux und Solaris) sowie IP-Geräte (z. B. Drucker, Router, Switches) gescannt.

  • Zum Konfigurieren des Netzwerkscans gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Netzwerkscan (im Abschnitt Erkennung).
  • Klicken Sie auf Neues Netzwerk hinzufügen und geben Sie den IP-Bereich und die Anmeldeinformationen ein.
  • Klicken Sie auf Speichern und jetzt scannen.

Hinweis: Die Anmeldeinformationen zum Scannen verschiedener Typen von IP-Geräten während eines Netzwerkscans können hier konfiguriert werden: Admin, Berechtigungsbibliothek (im Abschnitt Erkennung).

3. Dezentraler Asset-Scan:
Mit diesem Scan können Sie Informationen von Workstations abrufen, die sich an unterschiedlichen physischen Standorten befinden. Dabei erfasst ein im Remote-Netzwerk installierter AssetExplorer(AE)-Server in regelmäßigen Abständen Informationen von den Workstations und sendet sie an den zentralen ServiceDesk-Plus-Server.

  • Zum Konfigurieren eines dezentralen Asset-Scans gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Asset – Dezentraler Scan (im Abschnitt Erkennung).
  • Wählen Sie die ZIP-Datei, die Informationen zu den Remote-Assets enthält, und den Standort der Assets aus.
  • Klicken Sie auf Importieren.

So spüren Sie nicht überprüfte Arbeitsplätze auf und finden die Ursachen von Scanfehlern:

  1. Gehen Sie zum Tab Assets und wählen Sie Workstation/Server ist während des letzten Scanvorgangs fehlgeschlagen (im Abschnitt Scanübersicht).
  2. In der Liste sehen Sie die nicht überprüften Arbeitsplätze. Sie können gezielt nach dem eigentlichen Grund für die Scanfehler suchen und die notwendigen Gegenmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise sofortiges Scannen, Ändern der Anmeldeinformationen für die Workstations oder Löschen des Assets.

Regelmäßige Asset-Scans einrichten
Sie können ServiceDesk Plus so konfigurieren, dass die Software automatisch regelmäßige Asset-Scans durchführt:

  1. Gehen Sie zum Tab Admin und dann zu Auditeinstellungen (im Abschnitt Erkennung).
  2. Wählen Sie Periodischer Scan und konfigurieren Sie die Einstellungen wie gewünscht.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Zusatztipp: Agentenbasierte Scans

Nutzen Sie agentenbasierte Scans zur Erkennung von IT-Assets, um Hackern und Malware möglichst wenig Angriffsfläche zu bieten. Dabei wird eine kleine EXE-Datei auf der Ziel-Workstation installiert, die die Asset-Informationen beim Hochfahren des Systems scannt und an den zentralen Server überträgt. Im Gegensatz zu agentenlosen Verfahren, die mehrere für externe Angriffe anfällige Ports erfordern, ist hier nur ein Port (9000) erforderlich.

  • Um agentenbasierte Scans zu aktivieren, gehen Sie zum Tab Admin, dann zu Windows-Agent-Konfiguration (im Abschnitt Erkennung) und dann zu Konfigurieren.
  • So starten Sie mit der agentenbasierten Erkennung:
    Prüfen Sie, ob alle Workstations in Ihrem Netzwerk über die neueste Agentenversion verfügen, und führen Sie gegebenenfalls Upgrades durch.
    • Um die aktuelle Agentenversion zu prüfen, gehen Sie zum Tab Assets und dann zu Agent installiert.
    • Um auf der Ziel-Workstation ein Upgrade der Agentenversion durchzuführen, gehen Sie zum Tab Assets, dann zu Ältere Agentversionen, wählen Sie die Workstations aus und wählen Sie dann Aktionen und Upgrade.

Tipp 3: Software-Lizenzen bei einem Hardware-Tausch auf neue IT-Assets übertragen

Der Ersatz veralteter Desktops durch neue ist nicht immer ganz unproblematisch: Denn meist laufen auf den Arbeitsplätzen Applikationen, deren Lizenzen weit über Zeitpunkt des Hardware-Tauschs hinaus gültig sind. Gelingt es nicht, die vorhandenen Software-Lizenzen auf neue Geräte übertragen, muss das Unternehmen möglicherweise neue Lizenzen anschaffen.

ServiceDesk Plus unterstützt Sie bei einer effektiven Neuzuteilung von Software-Lizenzen und hilft Ihnen so, solche unnötigen Ausgaben zu verhindern.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Status des veralteten Assets ändern
Gehen Sie zum Tab Assets, klicken Sie auf Alle benutzten Assets und wählen Sie das zu ersetzende Asset aus. Anschließend setzen Sie den Asset-Status über Aktionen – Status ändern auf Expired (abgelaufen) oder Disposed (entsorgt). Dadurch werden die auf diesem Asset verwendeten Software-Lizenzen (Volumenlizenzen oder einzelne Lizenzen) automatisch freigegeben.

Hinweis: Abgelaufene oder außer Betrieb gesetzte Assets werden beim automatischen Asset-Erkennungsprozess nicht berücksichtigt, und ihre Node-Lizenz (Assetlizenz) wird freigegeben. ServiceDesk Plus fügt sie außerdem automatisch zu den verfügbaren Lizenzen hinzu.

2. Frei gewordene Software-Lizenzen neu zuordnen
Um die frei gewordenen Lizenzen einer neu hinzugefügten Workstation zuzuordnen, gehen Sie im Tab Assets zum Menüpunkt Gescannte Software. Wählen Sie die passende Software aus, gehen Sie zum Menüpunkt Softwarelizenzen und klicken Sie auf das Symbol zum Zuteilen von Lizenzen. Wählen Sie die neue Workstation aus und klicken Sie dann auf Lizenz zuteilen.


Tipp 4: Paketlizenzen in zwei einfachen Schritten verwalten

Gerade bei Software-Suites mit mehreren Komponenten wie Microsoft Office oder Adobe lassen sich Lizenzkäufe relativ schwer planen, insbesondere wenn die Anwender nicht alle Software-Komponenten für ihre Arbeit benötigen. Das nicht vorhandene Management von Paketlizenzen zwingt das IT-Team zu komplizierten Verfahren bei Software-Audits, was zu einem unnötigen Erwerb von Paketkomponenten führen kann.

Mit ServiceDesk Plus können Sie Lizenzen von Software-Paketen in zwei einfachen Schritten verwalten:

1. Software-Produkte auswählen, die Teil des Pakets sind

  • Gehen Sie zum Tab Assets, Gescannte Software (linker Bereich) und wählen Sie die Software-Produkte aus, die Teil der Software-Suite sind.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten und ändern Sie den Software-Typ in Managed.

2. Software-Paket erstellen

  • Gehen Sie im Tab Assets auf Gescannte Software, wählen Sie bei der Aktion Neu die Option Softwarepaket und geben Sie dann die erforderlichen Informationen wie Name, Hersteller und Kategorie an.
  • Wählen Sie im Abschnitt Softwarepaketkomponente die entsprechenden Komponenten der Suite aus. Geben Sie die Anzahl der für eine Paketlizenz zu berücksichtigenden Komponenten im Abschnitt Paketinstallationen identifizieren ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen. So können Sie z. B. Microsoft Professional 2013 als Software-Paket und MS Word, Excel, Outlook und PowerPoint als Komponenten von MS Professional 2013 hinzufügen.

Hinweis: In das Feld Paketinstallationen identifizieren sollte am besten 1 eingetragen werden, damit die Nutzung der Paketkomponenten korrekt nachverfolgt werden kann.


Tipp 5: Software-Lizenzen bei einem Hardware-Tausch auf neue IT-Assets übertragen

IT-Teams, die mehrere Büros an verschiedenen Standorten betreuen, müssen Software-Lizenzen für eine optimale Nutzung häufig verschieben – vor allem wenn Benutzer ihren Standort wechseln. Das Wiederverwenden standortbasierter Software-Lizenzen hilft dann, unnötige Lizenzkäufe zu vermeiden.

Der Standort eines Assets ändert sich automatisch, wenn sich der Standort des zugeordneten Benutzers ändert. Standortbasierte, einzelne Software-Lizenzen werden dabei automatisch freigegeben und als verfügbare Lizenzen für den Standort angezeigt.

Sie können diese Software-Lizenzen folgendermaßen auf das Asset mit dem neuen Standort übertragen:

  1. Gehen Sie zu Assets und dann zu Software – gescannte Software (im linken Bereich).
  2. Wählen Sie die Anwendungen aus der Liste der verwalteten (Managed) Software aus, die dem gerade umgezogenen Asset zugeordnet waren.
  3. Gehen Sie zu Softwarelizenzen, wählen Sie die verfügbare Lizenz in der Listenansicht aus, klicken Sie auf Standort und wählen Sie den entsprechenden Ort aus.
  4. Teilen Sie die Lizenz der entsprechenden Workstation zu.
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